Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest Halina Drożdż, prowadząca działalność pod firmą Halinka ARMS Halina Drożdż, ul. Łęcka 18, 32-626 Jawiszowice, NIP: 652-104-87-51, REGON: 356170019.

W sprawach danych osobowych, w tym w celu realizacji swoich praw, można kontaktować się z administratorem pisemnie na adres: Halinka ARMS Halina Drożdż, ul. Łęcka 18, 32-626 Jawiszowice, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

Możesz również napisać na sklep@halinka-arms.pl. Zalecany temat wiadomości to „Dane osobowe” — jego użycie nie jest warunkiem rozpatrzenia żądania. Ten kontakt służy także pytaniom o odbiorców danych i zabezpieczenia transferów.

Polityka dotyczy korzystania z serwisu Halinka Arms: przeglądania katalogu, wyszukiwania, porównywania produktów, koszyka, logowania i obsługi kont. Zakres przetwarzania zależy od funkcji, z których korzystasz. Akceptacja regulaminu nie jest ogólną zgodą na przetwarzanie danych.

W związku z kontem przetwarzamy adres e-mail, imię lub nazwę użytkownika, identyfikator i rolę konta oraz datę utworzenia konta. Hasło jest przechowywane w postaci jednokierunkowego skrótu kryptograficznego, nie jako tekst jawny. System obsługuje również dane sesji i informacje o próbach logowania.

Przy logowaniu e-mail jest przekształcany w skrót SHA-256 używany jako identyfikator licznika prób logowania. Obok niego zapisujemy licznik, początek okna prób i czas ostatniej próby. Jest to pseudonimizacja, a nie gwarancja anonimowości. Hasła są chronione odrębnym mechanizmem Argon2; nie stosujemy skrótu e-maila jako sposobu zabezpieczenia hasła.

Koszyk zawiera identyfikatory wybranych produktów i wariantów oraz liczby sztuk. W przeglądarce zapisujemy losowy token koszyka, a w bazie jego skrót i datę utworzenia koszyka. W obecnej wersji koszyk jest przypisany do tej przeglądarki, nie jest łączony z kontem po zalogowaniu i nie synchronizuje się między urządzeniami.

Podczas korzystania ze strony infrastruktura serwisu może przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony, typ przeglądarki i informacje o błędach. Działania administracyjne są zapisywane w dzienniku audytowym.

Po dobrowolnej zgodzie analitycznej liczymy wyszukiwania (wyłącznie informację, czy znaleziono wyniki) i udane zmiany koszyka. Nie zapisujemy w analityce fraz, treści pól, haseł, danych kontaktowych, adresów URL, IP ani identyfikatorów kont i koszyków. Historyczne frazy bez wyników z wcześniejszej wersji nie są już uzupełniane i podlegają dotychczasowej retencji.

Jeśli kierujesz do nas korespondencję, przetwarzamy dane kontaktowe i informacje, które w niej podasz. Przeglądanie katalogu nie wymaga zakładania konta.

Źródłem danych konta i korespondencji są informacje podane przez użytkownika lub podczas uprawnionej obsługi konta. Dane techniczne, zapisy koszyka i zdarzenia bezpieczeństwa powstają w toku korzystania z serwisu. Nie prosimy o dane szczególnych kategorii, dokumenty tożsamości ani dane kart płatniczych w wyszukiwarce lub korespondencji.

Obsługa konta, uwierzytelnianie oraz udostępnianie zamówionych funkcji serwisu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o świadczenie usług elektronicznych lub podjęcie działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem.

Zachowanie wybranych produktów i ilości w koszyku: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — udostępnienie funkcji na Twoje żądanie oraz czynności przed ewentualnym zawarciem umowy. Dodanie produktu do koszyka nie jest jeszcze zamówieniem ani rezerwacją.

Zapewnienie bezpieczeństwa, przeciwdziałanie nadużyciom, diagnostyka i prowadzenie dziennika działań administratorów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem administratora jest ochrona i prawidłowe działanie serwisu. Opcjonalna analityka własna działa na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), niezależnej od korzystania ze sklepu.

Udzielanie odpowiedzi na korespondencję: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań; jeśli zapytanie dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Wypełnienie obowiązków nałożonych przepisami, w szczególności udzielenie odpowiedzi na żądania dotyczące danych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane logowania są niezbędne do korzystania z konta, a dane kontaktowe — do udzielenia odpowiedzi na korespondencję. Bez nich realizacja tych funkcji może być niemożliwa.

Dostęp do danych mają upoważnione osoby obsługujące serwis oraz dostawcy infrastruktury i usług technicznych, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań. Serwis korzysta z infrastruktury Replit, obejmującej hosting, bazę danych i przechowywanie plików. Dane mogą zostać udostępnione uprawnionym organom, gdy wymagają tego przepisy.

Korzystanie z dostawców infrastruktury może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Takie przekazanie wymaga podstaw przewidzianych w rozdziale V RODO, np. odpowiedniej decyzji Komisji Europejskiej lub standardowych klauzul umownych i, gdy to konieczne, dodatkowych zabezpieczeń. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

Link do mapy na stronie kontaktowej otwiera zewnętrzny serwis OpenStreetMap. Nie osadzamy mapy pobieranej automatycznie z tego serwisu; po przejściu pod link obowiązują zasady prywatności jego operatora.

Hosting obsługuje żądania przeglądarki i dane techniczne połączenia; baza danych przechowuje m.in. konta, pseudonimowe koszyki i opisane dzienniki. Przechowywanie plików jest wykorzystywane do zdjęć katalogowych. Samo oglądanie zdjęcia produktu nie powoduje przekazania jego dostawcy hasła ani zawartości konta.

Do obsługi poczty sklepu wybraliśmy Gmail w Google Workspace, również do przyszłych automatycznych potwierdzeń zamówień. Nie jest to zwykłe konsumenckie konto Gmail ani logowanie klientów przez Google. W zakresie treści korespondencji Google działa jako podmiot przetwarzający na polecenie administratora, zgodnie z warunkami powierzenia Google Workspace (Cloud Data Processing Addendum). Usługa obejmuje adresy nadawców i odbiorców, treść, załączniki oraz metadane potrzebne do dostarczenia i przechowywania wiadomości. Nie oznacza dostępu Google do całej bazy sklepu.

Google Workspace może korzystać z podwykonawców i przetwarzania poza EOG. Warunki powierzenia przewidują mechanizmy transferów, w tym standardowe klauzule umowne tam, gdzie mają zastosowanie. Nie deklarujemy przechowywania poczty wyłącznie w Polsce ani w UE. Przed uruchomieniem automatycznej wysyłki trzeba potwierdzić podmiot umowny Google, obowiązywanie warunków powierzenia, ustawienia regionu i retencji oraz mechanizm transferu właściwy dla konta sklepu.

W razie potrzeby dane mogą otrzymać upoważnieni doradcy prawni w zakresie obsługi konkretnego roszczenia oraz organy uprawnione przepisami. Dostęp personelu jest ograniczony do zadań wynikających z jego uprawnień. Nie sprzedajemy danych użytkowników.

Dane konta są przetwarzane przez czas jego utrzymywania, a po zakończeniu korzystania — wyłącznie w zakresie i przez okres wymagany przepisami lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.

Korespondencję przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a gdy dotyczy umowy lub roszczenia — z uwzględnieniem właściwych obowiązków prawnych i terminów przedawnienia.

Zagregowane informacje o próbach logowania przechowujemy przez 30 dni od ostatniej próby, dziennik działań administracyjnych przez 365 dni od zdarzenia, a frazy wyszukiwania bez wyników przez 90 dni od ostatniego wystąpienia. Okresy te dotyczą także starszych zapisów. Licznik prób logowania służy ochronie konta i nie jest pełną historią logowań; udane logowanie zeruje licznik.

Po upływie tych okresów dane są usuwane w ograniczonych partiach podczas cyklicznego czyszczenia działającego serwisu. Rekordy niezbędne do wyjaśnienia konkretnego incydentu lub ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczenia mogą zostać objęte indywidualną ochroną przed usunięciem. Ich kopię dowodową przechowujemy do ustania tej potrzeby; zasadność ochrony podlega okresowej ocenie. Po jej zwolnieniu kopia jest usuwana, a zapis źródłowy podlega zwykłym okresom retencji.

Powyższe okresy nie określają retencji technicznych logów dostawcy infrastruktury ani kopii zapasowych; ich zasady wymagają osobnego ustalenia z dostawcą. Żądanie usunięcia podlega ocenie z uwzględnieniem obowiązków prawnych i praw innych osób.

Sesja logowania ma skonfigurowaną ważność do 8 godzin, odnawianą w toku korzystania z uwierzytelnionej sesji. Wylogowanie usuwa bieżącą sesję z przeglądarki. Okresy przechowywania pamięci lokalnej opisano poniżej.

Cookie koszyka ma ważność 30 dni od ustawienia. Wygaśnięcie lub usunięcie cookie nie usuwa automatycznie rekordów koszyka z bazy: obecna wersja nie ma automatycznego czyszczenia porzuconych koszyków. Docelowy okres retencji tych rekordów wymaga ustalenia i wdrożenia; nie deklarujemy, że są kasowane po 30 dniach. Usunięcie danych można zgłosić administratorowi.

Zdarzenia analityczne przechowujemy przez 90 dni, następnie usuwamy partiami w godzinowym cyklu działającego serwera. Nie łączymy ich z tożsamością przeglądarki. Wycofanie zgody blokuje kolejne zdarzenia; nie można przypisać wcześniejszych anonimowych zdarzeń do konkretnego użytkownika.

Na zasadach określonych w RODO przysługują Ci prawa dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo przenoszenia danych dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody, w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO.

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Żądania kieruj do administratora na adres wskazany na początku polityki. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; ewentualne przedłużenie i jego przyczyny komunikujemy zgodnie z RODO.

W żądaniu opisz, z którego prawa chcesz skorzystać i jakich danych lub funkcji ono dotyczy. W sprawie konta pomocne jest użycie powiązanego z nim adresu e-mail. Nie wysyłaj hasła, tokenu sesji ani kopii dokumentu tożsamości bez uzasadnionego, indywidualnego żądania. Nie ma obowiązku korzystania ze specjalnego formularza.

Z uwagi na złożoność lub liczbę żądań termin odpowiedzi może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przyczynie poinformujemy w ciągu pierwszego miesiąca. Co do zasady obsługa jest bezpłatna. Opłata lub odmowa są możliwe jedynie na warunkach RODO, np. przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych; odmowa wymaga uzasadnienia i informacji o środkach ochrony.

Prawo usunięcia nie jest bezwzględne: określone dane mogą pozostać niezbędne do wykonania obowiązku prawnego lub obrony roszczeń. W takim przypadku informujemy o podstawie dalszego przetwarzania. Sprzeciw wobec uzasadnionego interesu podlega ocenie zgodnie z art. 21 RODO; nie oznacza automatycznego usunięcia każdej kategorii danych.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie złożenia skargi są dostępne na uodo.gov.pl.

Serwis wykorzystuje techniczne pliki cookies związane z logowaniem, utrzymaniem sesji, przekierowaniem po logowaniu i ochroną przed sfałszowanymi żądaniami (CSRF). Są one potrzebne do bezpiecznego działania funkcji konta. Ich zablokowanie może uniemożliwić logowanie.

Pamięć lokalna przeglądarki (localStorage) służy do zapamiętywania wybranego motywu jasnego lub ciemnego oraz identyfikatorów produktów dodanych do porównywarki. Dane te pozostają w danej przeglądarce do ich zmiany lub usunięcia. Porównanie można wyczyścić w jego widoku, a całą pamięć witryny — w ustawieniach przeglądarki.

Ustawienia prywatności pod stopką pozwalają dobrowolnie włączyć analitykę własną, odmówić lub wycofać zgodę. Domyślnie jest wyłączona. Preferencja marketingowych cookies nie uruchamia obecnie żadnej usługi i nie jest zapisem na newsletter. Nie ładujemy GA4, Plausible ani pikseli Google/Meta. Dodanie dostawcy będzie wymagać aktualizacji informacji i nowej zgody. Dalsze przeglądanie strony nie oznacza zgody.

Cookies i pamięcią witryny możesz zarządzać w ustawieniach swojej przeglądarki. Usunięcie danych może wylogować Cię, wyczyścić porównanie i przywrócić domyślny wygląd strony.

halinka_privacy — podpisany, własny cookie HttpOnly zapamiętujący wybór analityki i marketingowych cookies, wersję informacji i termin ważności do 180 dni. Nie zawiera identyfikatora użytkownika. Służy respektowaniu udzielenia, odmowy i wycofania zgód w tej przeglądarce. Po wygaśnięciu lub usunięciu zgody są domyślnie wyłączone.

halinka_cart — własny, niezbędny cookie zapisywany przy tworzeniu koszyka, zawierający losowy identyfikator. Ważność: 30 dni od ustawienia. Umożliwia odczyt i zmianę Twojego koszyka bez zakładania konta. Usunięcie odłącza przeglądarkę od dotychczasowego koszyka.

authjs.session-token (przy HTTPS zwykle __Secure-authjs.session-token) — cookie uwierzytelnienia. Przechowuje zaszyfrowany token sesji, nie jawne hasło; skonfigurowany czas sesji to 8 godzin, z odnawianiem podczas korzystania. Służy dostępowi do konta i kontroli uprawnień, nie reklamie.

authjs.csrf-token (przy HTTPS zwykle __Host-authjs.csrf-token) — techniczny cookie chroniący operacje logowania przed sfałszowanymi żądaniami. authjs.callback-url (przy HTTPS zwykle __Secure-authjs.callback-url) — zapamiętuje adres powrotu po logowaniu. Są to cookies sesyjne bez stałej daty wygaśnięcia; czas zachowania zależy od obsługi sesji i jej przywracania w przeglądarce.

halinka-compare — localStorage z identyfikatorami produktów wybranych do porównania. theme — localStorage z wyborem wyglądu strony. Nie są cookies i nie mają automatycznej daty wygaśnięcia; pozostają do zmiany ustawienia, wyczyszczenia wyboru albo usunięcia danych witryny w przeglądarce.

Własne cookies uwierzytelnienia i koszyka są niedostępne dla skryptów strony (HttpOnly), a w środowisku produkcyjnym przesyłane przez HTTPS (Secure). To ogranicza określone ryzyka, ale nie oznacza całkowitego wyeliminowania zagrożeń.

Możesz usuwać dane tej witryny lub blokować cookies w ustawieniach prywatności przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych cookies może uniemożliwić logowanie i zachowanie koszyka. Usunięcie localStorage wyczyści porównanie i preferencje wyglądu, ale nie usuwa konta ani danych po stronie serwera.

Obecna wersja aplikacji pozwala korzystać z katalogu i koszyka, ale nie przyjmuje zamówień. Nie zbiera w checkoutcie adresów dostawy, danych do faktury ani danych płatności i nie przekazuje ich w tym procesie PayU lub InPost. Projekt regulaminu i demonstracyjne widoki nie oznaczają uruchomienia tych usług.

Wybrany model przyszłej obsługi zakupów obejmuje bezpośrednie umowy z PayU i InPost, Google Workspace do korespondencji i potwierdzeń oraz wystawianie faktur w aplikacji sklepu, bez wskazania zewnętrznego programu fakturowego. Poniższe sekcje o zakupach stanowią projekt informacji dla tego modelu, nie potwierdzenie działania integracji. Przed przyjmowaniem zamówień muszą zostać porównane z faktycznie wdrożonym przepływem danych i warunkami zawartych umów.

Do konta sklepu można logować się e-mailem i hasłem lub opcjonalnie przez Google. Po wybraniu Google przekierowujemy Cię do tego dostawcy i otrzymujemy identyfikator konta, zweryfikowany adres e-mail oraz nazwę profilu. Dane te służą utworzeniu konta klienta i uwierzytelnieniu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Nie otrzymujemy Twojego hasła Google ani nie żądamy dostępu do Gmaila, Dysku, kontaktów lub kalendarza.

Logowanie Google wykorzystuje zakresy openid, email i profile oraz techniczne cookies zabezpieczające przebieg logowania (PKCE i state). Zapisujemy powiązanie konta sklepu z identyfikatorem Google oraz dane tokenów uwierzytelnienia obsługiwane przez bibliotekę logowania; nie wykorzystujemy ich do pobierania poczty ani innych zasobów Google. Zdjęcie profilu nie jest zapisywane ani wyświetlane przez tę integrację. Google może przetwarzać dane techniczne po przejściu na jego stronę logowania zgodnie z własną polityką prywatności.

Google jest odrębnym administratorem danych w zakresie własnej usługi konta i logowania (dla użytkowników z EOG zasadniczo Google Ireland Limited). Zasady, w tym informacje o przetwarzaniu międzynarodowym, opisuje policies.google.com/privacy. Ta usługa jest odrębna od planowanego wykorzystania Google Workspace do poczty firmowej. Dane powiązania logowania przechowujemy przez okres utrzymywania konta, z uwzględnieniem zasad usuwania i obowiązków opisanych w tej polityce.

Istniejących kont nie łączymy automatycznie wyłącznie na podstawie zgodnego adresu e-mail; w takim przypadku skorzystaj z dotychczasowej metody logowania. Dostęp aplikacji możesz odwołać w ustawieniach konta Google. Samo odwołanie nie usuwa konta w sklepie ani istniejącej sesji — wyloguj się, a żądanie usunięcia danych skieruj do administratora. Ewentualny ekran logowania Replit zabezpieczający prywatną witrynę pozostaje odrębną usługą platformy.

Przy zamówieniu przewidujemy przetwarzanie imienia i nazwiska, e-maila, telefonu potrzebnego do obsługi dostawy, produktów, ilości i cen, numeru i daty zamówienia, wybranej dostawy i płatności oraz ich statusów. Dla kuriera potrzebny będzie adres doręczenia, dla Paczkomatu — identyfikator wybranego punktu. Dane do faktury obejmą nazwę lub imię i nazwisko nabywcy, adres i NIP, gdy jest wymagany. Zakres danych obowiązkowych ma zależeć od wybranej usługi, nie od zgody marketingowej.

Przyjęcie i wykonanie zamówienia, organizacja płatności i dostawy oraz potwierdzenia transakcyjne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane podaje kupujący; informacje o wyniku płatności i doręczeniu pochodzą także od operatora płatności i przewoźnika. Brak danych niezbędnych do wybranej formy realizacji uniemożliwi jej wykonanie. Dane odbiorcy innego niż kupujący będą przetwarzane w uzasadnionym interesie polegającym na dostarczeniu zamówienia wskazanej osobie — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Wystawianie i przechowywanie faktur, rozliczenia podatkowe oraz realizacja ustawowych obowiązków związanych z reklamacjami i odstąpieniem od umowy: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności przepisy podatkowe i ustawa o prawach konsumenta. Obsługa wykonania umowy i zwrotów wymaga również danych zamówienia, korespondencji, informacji o wadzie lub zwracanym towarze, a gdy to niezbędne — rachunku do zwrotu środków. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes ochrony praw sklepu.

Udostępnienie polityki jest wykonaniem obowiązku informacyjnego, nie prośbą o zgodę na przetwarzanie danych niezbędnych do zakupu. Potwierdzenia zamówienia, płatności i wysyłki nie są newsletterem. Ewentualny marketing wymaga odrębnych podstaw i, gdy wymagają tego przepisy, dobrowolnej zgody, którą można wycofać; odmowa nie może blokować zakupu. Obecnie nie uruchamiamy marketingu przez samo podanie e-maila.

PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu — odrębny administrator danych w zakresie świadczenia usług płatniczych, a nie podmiot przetwarzający je wyłącznie na polecenie sklepu. Po wyborze PayU planowany zakres przekazania obejmuje identyfikator i opis transakcji, kwotę i walutę, dane kupującego potrzebne operatorowi (imię, nazwisko, e-mail oraz telefon, jeśli wymaga go wybrana metoda) i adres IP wymagany w procesie płatności. Sklep będzie otrzymywał identyfikator, status i kwotę płatności lub zwrotu. Dane autoryzacyjne, takie jak pełny numer karty, kod CVV czy dane logowania do banku, mają być podawane operatorowi płatności, nie przechowywane przez sklep. Ostateczny zakres zależy od wdrożonej metody i musi zostać zweryfikowany przed jej udostępnieniem.

InPost sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie — odrębny administrator w zakresie usług pocztowych i przewozowych. Planowane przekazanie obejmuje imię i nazwisko odbiorcy, telefon, e-mail, adres doręczenia lub identyfikator Paczkomatu, numer referencyjny i parametry przesyłki oraz kwotę pobrania, gdy dotyczy. Sklep będzie otrzymywał numer przesyłki, statusy doręczenia i rozliczenie pobrania. Nie planujemy przekazywania przewoźnikowi całego konta klienta ani faktury. Odbiór osobisty nie wymaga przekazania danych InPost.

Dane udostępniane PayU i InPost służą wykonaniu wybranej płatności lub dostawy na podstawach opisanych powyżej. Operatorzy ustalają własne cele wynikające z ich usług i obowiązków prawnych, okresy przechowywania oraz zasady realizacji praw. Szczegóły przedstawiają w swoich politykach; okresy sklepu nie oznaczają automatycznego usunięcia danych u tych administratorów.

Google Workspace — podmiot przetwarzający treść poczty na polecenie sklepu. Przy potwierdzeniach przewidujemy przekazanie e-maila i nazwy odbiorcy, numeru zamówienia, informacji o zakupie, płatności i dostawie zawartych w wiadomości oraz dokumentów dołączonych do niej, np. faktury i regulaminu. Dostawca poczty odbiorcy także otrzyma wiadomość. Nie przesyłamy pocztą haseł ani danych autoryzacji płatności.

Faktury mają być wystawiane w aplikacji sklepu. Ich dane będą przetwarzane w infrastrukturze hostingu, bazy i plików opisanej w tej polityce; brak zewnętrznego programu do faktur nie oznacza braku dostawców infrastruktury. Dane mogą otrzymać uprawnione organy podatkowe w wykonaniu obowiązku prawnego. Nie potwierdzamy obecnie integracji z KSeF ani przekazywania danych konkretnemu biuru rachunkowemu. Obowiązki dotyczące KSeF i dostęp osób prowadzących księgowość muszą zostać ustalone przed uruchomieniem fakturowania.

Dane niezbędne do realizacji zamówienia będą przetwarzane przez czas jego obsługi, w tym płatności, dostawy i zwrotu. Po zakończeniu obsługi pozostanie tylko zakres wymagany przepisami lub potrzebny do konkretnych roszczeń, nie automatycznie cała zawartość konta.

Faktury i dokumenty potrzebne do rozliczeń podatkowych należy przechowywać do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego: co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej; art. 112 ustawy o VAT). Nie jest to 5 lat od daty zakupu. Przykładowo, gdy termin płatności podatku przypada w 2026 r., zwykły okres kończy się 31 grudnia 2031 r. Zawieszenie lub przerwanie przedawnienia może go wydłużyć. Szczególne obowiązki, w tym dotyczące KSeF i rachunkowości, wymagają odrębnego uwzględnienia, jeśli mają zastosowanie.

Dokumentacja zamówień, płatności, reklamacji, zwrotów i związana z nimi korespondencja, w zakresie potrzebnym jako dowód, będzie przechowywana do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczenia. Termin zależy od rodzaju roszczenia i daty jego wymagalności; nie stosujemy jednego okresu do wszystkich spraw. W razie sporu lub zawieszenia albo przerwania biegu przedawnienia dokumenty pozostaną do ustania uzasadnionej potrzeby ich zachowania. Po ustaniu wszystkich podstaw dane powinny zostać usunięte lub nieodwracalnie zanonimizowane.

Usunięcie konta lub wycofanie zgody marketingowej nie skraca obowiązkowej retencji faktur ani nie oznacza usunięcia dokumentów niezbędnych do roszczeń. Kopie w skrzynce Google Workspace i załączniki również wymagają objęcia właściwymi zasadami retencji. Sam wybór dostawcy poczty nie ustawia tych okresów i nie potwierdza automatycznego usuwania danych.

To projekt zasad dla przyszłych zakupów, nie deklaracja wdrożonego mechanizmu archiwizacji lub czyszczenia. Przed startem sprzedaży administrator musi zatwierdzić harmonogram dla dokumentów i poczty, uwzględniający faktyczne obowiązki podatkowe, oraz zapewnić jego realizację. Powyższe zasady nie zmieniają okresów logów bezpieczeństwa ani fraz wyszukiwania.

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Politykę aktualizujemy w razie zmian funkcji serwisu, dostawców lub przepisów. Dodanie obsługi zamówień, płatności, dostaw lub marketingu wymaga odpowiedniego uzupełnienia informacji przed rozpoczęciem nowego przetwarzania. Aktualną wersję udostępniamy na tej stronie.